« On gère nos clients dans Excel, mais on perd le fil. » Cette phrase, nous l'entendons chaque semaine chez des PME romandes. La bonne nouvelle : en 2026, les versions gratuites de HubSpot, Brevo, Notion ou Zoho suffisent largement pour structurer un suivi commercial sérieux, à condition de connaître leurs limites réelles. La moins bonne : ces limites sont soigneusement placées pour vous faire passer à la caisse au moment où vous êtes le plus dépendant de l'outil. Voici un comparatif honnête, avec les seuils en CHF où chaque solution devient payante, et notre recommandation selon la taille de votre équipe.
Pourquoi un CRM, même gratuit, change la donne
Un CRM centralise vos contacts, vos opportunités et l'historique de chaque échange. Concrètement, pour une PME genevoise de services qui reçoit 20 demandes par mois, un CRM bien tenu évite les relances oubliées : si seulement 2 devis supplémentaires par mois aboutissent grâce à un meilleur suivi, à 1 500 CHF le mandat moyen, cela représente 36 000 CHF de chiffre d'affaires annuel récupéré, sans dépenser un franc de plus en acquisition.
Le tableur atteint ses limites dès que deux personnes travaillent sur les mêmes clients : doublons, versions contradictoires, aucune vue d'ensemble sur le pipeline. Un CRM gratuit règle ces trois problèmes dès le premier jour.
HubSpot Free : le plus complet, mais un entonnoir vers le payant
Ce que la version gratuite inclut
- Contacts illimités (jusqu'à un million) avec historique complet des échanges ;
- Un pipeline de vente visuel avec étapes personnalisables ;
- Formulaires web, chat en direct et boîte de réception partagée ;
- Email marketing jusqu'à 2 000 envois par mois ;
- Intégrations Gmail et Outlook pour tracer automatiquement les emails.
Les limites réelles
- Un seul pipeline : impossible de séparer ventes, partenariats et renouvellements ;
- Automatisation quasi absente : pas de séquences de relance, pas de workflows ;
- Branding HubSpot imposé sur vos formulaires, emails et pages ;
- Reporting limité à quelques tableaux de bord standards ;
- Support uniquement communautaire, sans interlocuteur dédié.
Le seuil où il faut payer
Le plan Starter démarre autour de 18 CHF par utilisateur et par mois : il supprime le branding, débloque les séquences d'emails et ajoute des pipelines supplémentaires. Le vrai piège est ailleurs : dès que vous voulez des workflows d'automatisation marketing avancés, HubSpot vous oriente vers Marketing Hub Pro, environ 750 CHF par mois. C'est le saut de prix le plus brutal du marché. Budgétez-le avant de construire toute votre activité commerciale sur l'outil.
Brevo : l'emailing d'abord, un CRM correct en bonus
Brevo (ex-Sendinblue) aborde le CRM par l'angle inverse de HubSpot : l'email marketing est le cœur du produit, le pipeline de vente vient en complément. Pour une PME dont la prospection passe surtout par des campagnes email, c'est souvent le choix le plus rentable.
Ce que la version gratuite inclut
- Contacts illimités, sans plafond artificiel ;
- 300 emails par jour, avec un éditeur de campagnes complet ;
- Un pipeline de vente avec suivi des affaires, inclus sans surcoût ;
- Formulaires d'inscription et segmentation de base ;
- Marketing automation limité à 2 000 contacts.
Les limites réelles
La limite de 300 emails par jour est la vraie contrainte : une newsletter destinée à 1 200 contacts doit être étalée sur quatre jours, ce qui ruine toute campagne datée (promotion, événement, lancement). Le logo Brevo apparaît en bas de chaque email, et le reporting reste basique : taux d'ouverture et de clic, sans attribution du chiffre d'affaires.
Le seuil où il faut payer
Le plan Starter démarre autour de 22 CHF par mois pour 5 000 emails mensuels, sans limite quotidienne et avec le logo Brevo en option retirable. C'est l'un des passages au payant les plus doux du marché : le prix dépend du volume d'envois, pas du nombre d'utilisateurs, un vrai avantage pour les petites équipes.
Découvrez nos services · Discutons sur WhatsApp
Notion : le CRM sur mesure, payé en temps plutôt qu'en francs
Notion n'est pas un CRM, mais ses bases de données permettent d'en construire un : une table de contacts, une table d'opportunités, des vues Kanban par étape de vente. Le plan gratuit suffit pour un usage individuel, et le plan Plus coûte environ 10 CHF par utilisateur et par mois.
Les limites sont structurelles, pas commerciales : aucun envoi d'email intégré, aucune séquence de relance, aucun enregistrement automatique des échanges. Chaque interaction doit être saisie à la main. Pour un indépendant qui gère 15 prospects actifs, c'est viable et même agréable. Au-delà de deux personnes ou de 50 opportunités simultanées, la saisie manuelle devient le poste de coût caché le plus élevé de votre suivi commercial.
Zoho CRM et les autres alternatives crédibles
- Zoho CRM : gratuit jusqu'à 3 utilisateurs, avec workflows d'automatisation basiques inclus, ce que HubSpot ne donne pas. Le plan Standard coûte environ 18 CHF par utilisateur et par mois. Interface moins léchée, mais rapport fonctionnalités-prix imbattable.
- Odoo CRM : gratuit pour une seule application, open source, très complet. Le revers : la prise en main est technique et l'écosystème pousse vite vers des modules payants.
- Streak : un CRM directement dans Gmail, gratuit pour un usage léger. Parfait pour valider une démarche de prospection avant d'investir dans un vrai outil.
Les trois signaux qu'il est temps de passer au payant
- Vous relancez à la main. Si vos commerciaux copient-collent les mêmes emails de suivi, les séquences automatisées d'un plan payant se remboursent en quelques semaines.
- Votre volume d'emails dépasse le quota. Étaler une campagne sur quatre jours pour rester dans la limite gratuite coûte plus cher en opportunités manquées que les 22 CHF mensuels d'un plan Starter.
- Vous pilotez à l'aveugle. Sans reporting sur les taux de conversion par étape, impossible de savoir où votre pipeline fuit. Dès que le chiffre d'affaires dépend du CRM, le reporting avancé n'est plus un luxe.
Notre recommandation par taille d'équipe
Indépendant ou duo (1 à 2 personnes)
Commencez avec Notion si votre volume de prospects est faible et que vous vivez déjà dans l'outil, ou avec Brevo si l'email est votre canal principal. Budget : 0 CHF. Passez à un vrai CRM dès que vous dépassez 30 opportunités actives.
Petite équipe (3 à 10 personnes)
HubSpot Free est le meilleur point de départ : pipeline partagé, historique centralisé, adoption facile. Prévoyez le passage à Starter (environ 18 CHF par utilisateur et par mois) dans les 6 à 12 mois, dès que les relances manuelles deviennent ingérables. Si le budget est serré, Zoho CRM gratuit jusqu'à 3 utilisateurs est l'alternative la plus généreuse.
Équipe établie (plus de 10 personnes)
Ne perdez pas de temps avec les versions gratuites : les limites vous coûteront plus cher que les licences. Partez directement sur un plan payant, comparez HubSpot Starter et Zoho Standard sur vos cas d'usage réels, et investissez surtout dans le paramétrage : un CRM payant mal configuré rapporte moins qu'un CRM gratuit bien tenu. C'est précisément le type de chantier que couvre notre service d'automatisation et d'intelligence artificielle pour PME : connecter le CRM à vos formulaires, automatiser les relances et fiabiliser le reporting.
Faites de votre CRM un système, pas un carnet d'adresses
Le meilleur CRM gratuit de 2026 est celui que votre équipe utilisera vraiment : HubSpot Free pour la polyvalence, Brevo pour l'emailing, Notion pour la flexibilité en solo, Zoho pour l'automatisation sans budget. Mais un outil ne vaut que par le système qui l'entoure : d'où viennent vos leads, qui les traite, en combien de temps. Un site web optimisé pour convertir reste la première source d'un CRM bien rempli : c'est exactement ce que nous construisons avec notre offre de création de site web à Genève. Et pour savoir ce que coûterait un accompagnement complet, demandez un devis gratuit : il est clair, sans surprise.
